persondataforordning

Databeskyttelse på Randers Statsskole

På Randers Statsskole registrerer og behandler vi personoplysninger af forskellig art. Det kan være i forbindelse med elevers optagelse på gymnasiet, ved ansættelse af medarbejdere og i mange andre sammenhænge, hvor vi udfører en sagsbehandling. Vi sørger for at sikre, at behandlingen overholder persondataforordningen, Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 med anvendelse fra den 25. maj 2018 samt den til enhver tid gældende danske persondatalovgivning. 

Dataansvarlig på Randers Statsskole

Rektor Lone Andersen

Mail: la@rs-gym.dk Tlf.: 8641 0844

Rådmands Boulevard 20, 8900 Randers C

CVR. NR. 29548269

Databeskyttelsesrådgiver på Randers Statsskole

Christian Robenhagen Ravnshøj, DPO

Mail: dpo@sg.dk Tlf.: 2273 2280

Tilde Holst Aaen, DPO-suppleant

Mail: ta@rs-gym.dk Tlf.: 8641 0844

Er du jobsøger?

Information til personer, der søger job på Randers Statsskole.

Information om dine rettigheder, hvis vi registrerer oplysninger om dig i vores it-system. Desuden information om, hvordan vi behandler din ansøgning, og dermed om formålet med, at vi registrerer oplysninger om dig. Se informationen her.

Information om persondataforordning og samtykkeerklæring, elever

Den 25. maj 2018 trådte EU's ’Databeskyttelsesforordning’ i kraft. Forordningen, der også kaldes ’Persondataforordningen’, skal sikre, at personoplysninger beskyttes og behandles med den største alvor.

Som led i din uddannelse på Randers Statsskole registrerer og behandler skolen personoplysninger om dig. ’Behandling’ betyder i den sammenhæng bl.a. indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, videregivelse og sletning af personoplysninger, enten elektroniske eller ikke-elektroniske. I dokumentet her uddybes følgende:

  1. Hvad forstår man ved personoplysninger?
  2. Hvilke oplysninger har skolen?
  3. Hvordan behandler skolen oplysningerne?
  4. Hvilke rettigheder har du som elev?
  5. Hvilke pligter har du som elev?

Sidst i dokumentet findes en såkaldt samtykkeerklæring, som du skal tage stilling til og underskrive som en forudsætning for, at vi som skole kan behandle persondata.

Persondataloven bør samtidig give anledning til overvejelser over, hvordan du som elev på en skole kan handle hensigtsmæssigt i forhold til dig selv og de relationer, du indgår i. Derfor handler det ikke kun om dine rettigheder som elev, men også om dine pligter.

1. Hvad forstår man ved personoplysninger?

Personoplysningerne er inddelt i kategorier. Eksempler fremgår af skemaet herunder:

Almindelige personoplysninger

 

Fortrolige og følsomme personoplysninger

  • klassiske stamoplysninger (navn, køn, nationalitet, adresse, telefonnummer, fødselsdato, forældre/værgeforhold)
  • oplysninger om karakterer og eksamensbeviser
  • systembrugeroplysninger (uni-login)
  • oplysninger om tidligere skolegang (herunder, hvorvidt elever har aflagt optagelsesprøve)
  • oplysninger om holdtilknytning og valgfag
  • oplysninger om fravær (ikke begrundelse herfor)
  • personnummer/CPR-nummer
  • foto-ID
  • registrering af snyd til eksamen
  • logning af internetbrug
  • strafbare forhold
  • helbredsoplysninger (fravær, diagnose og behandling)
  • væsentlige sociale problemer, interne familieforhold, resultater af personlighedstests, advarsler, bortvisningsårsager m.v.
  • evt. misbrug af fx alkohol eller stoffer.
  • oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund
  • personlig politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning (holdninger, der kommer til udtryk i undervisningen, er ikke at betragte som særligt følsomme oplysninger)
  • seksuel orientering

Skolen behandler personoplysninger på baggrund af Databeskyttelsesforordningen (Betænkning nr. 1565). Oplysningerne opbevares og behandles fortrinsvis i skolens administrative system, Lectio og i enkelte fysiske arkiver. I skolens interne kommunikationssystem, First Class kan oplysninger om elever, som har relevans for uddannelse og skolegang, deles imellem studievejledere, lærere og ledelse.

2. Hvilke oplysninger har skolen?

Som det fremgår af ovenstående skema drejer det sig dels om oplysninger, du selv har givet os på dit ansøgningsskema, dels om oplysninger, der stammer fra din skolegang på Randers Statsskole. Vi registrerer således både almindelige stamoplysninger og oplysninger om skema, fremmøde og studieforløb, og vi optager evt. billeder og videoer, hvor du medvirker. Herunder kan du se dette uddybet.

Karakter- og fraværsregistrering

Vi registrerer resultater af prøver, års- og eksamenskarakterer med det formål at dokumentere, at du opfylder betingelserne for at blive student. Vi registrerer afgørelser i forbindelse med den jævnlige fraværsopfølgning og eventuelle varsler og tiltag med det formål at dokumentere, at du opfylder betingelserne for at blive indstillet til eksamen på normale vilkår - og naturligvis med det formål at kunne iværksætte tiltag, der støtter din skolegang. De nødvendige personoplysninger i Lectio gemmes med henblik på at kunne genskabe et eksamensbevis.

Lærerteam og studievejledning

Randers Statsskole tilbyder studievejledning til alle elever i forbindelse med uddannelsen. Som led i dette kan studievejledere, administration eller ledelse komme i berøring med følsomme personoplysninger om dig. Dette sker som altovervejende regel kun, hvis du selv eller dine forældre giver os disse oplysninger og kun, hvis oplysningerne er af relevans for din skolegang. Det kan fx være tilfældet, hvis oplysningerne handler om din trivsel eller dit helbred, fx lægelige oplysninger som led i fraværsopfølgningen.

Logning

Randers Statsskole udfører logning af al internet-trafik. Logningen foretages for at sikre en etisk forsvarlig brug af internettet i overensstemmelse med skolens IT-regler, og i forbindelse med overvågning af internetbrug under eksamen. Der udføres også logning i Lectio, Office365 og Netprøver.

Billeder

Randers Statsskole bruger jævnligt billeder i trykte og digitale medier. På den måde er det muligt at fortælle historier fra både hverdag og særlige lejligheder, og muligt for elever, forældre og andre interessenter at følge med i skolens dagligdag. Datatilsynet skelner mellem to typer af billeder, situationsbilleder og portrætbilleder:

  • Situationsbilleder, hvor en aktivitet eller en situation er det egentlige formål med billedet, og hvor det ikke er afgørende, hvilke personer, der optræder på billedet.
  • Portrætbilleder, hvor en person udgør billedets formål.

3. Hvordan behandler skolen oplysningerne?

Ifølge reglerne i sikkerhedsbekendtgørelsen (bek. nr. 528 af 15/06/2000, §11) må kun autoriserede medarbejdere have adgang til fortrolige og følsomme persondata. Det er fx alene studievejledere, administration og ledelse, der må have adgang til særligt følsomme personoplysninger om elever, hvis der er tale om oplysninger, som eleven ikke ønsker delt med fx lærerteamet.

Det kan i visse tilfælde være nødvendigt at videregive følsomme personoplysninger om elevers sygdom til relevante lærere, hvis det er af betydning for undervisning og skolegang. I disse tilfælde er læreren at betragte som en autoriseret medarbejder. Som hovedregel videregives oplysninger dog først efter samtykke med pågældende. Samtykke kan afgives såvel skriftligt som mundtligt!

Generelt gælder det, at oplysninger kun opbevares og behandles så længe de er af relevans for uddannelsen. Skolen er forpligtiget til at videresende visse personoplysninger til Undervisningsministeriet, Regionen, Styrelsen for Videregående Uddannelser og/eller dine forældre (hvis du er under 18 år). Visse af disse oplysninger videresendes til Danmarks Statistik.

Behandling af persondata forudsætter en samtykkeerklæring. Se nederst.

4. Hvilke rettigheder har du som elev?

Persondataforordningens kap. 3, 13-22 oplyser om dine rettigheder i forbindelse med registreringen i det administrative system. Du har ret til:

  • at få indsigt i - og evt. rettet/berigtiget – personoplysninger
  • at få slettet oplysninger, såfremt de ikke længere er relevante
  • at gøre indsigelse mod behandling af oplysningerne
  • at få oplyst, hvorfra oplysningerne stammer
  • at få oplyst, hvorvidt der ligger et lovkrav til grund for indsamling og behandling
  • at tilbagekalde et evt. samtykke (dog ikke med tilbagevirkende kraft)
  • at klage til Datatilsynet

5. Hvilke pligter har du som elev?

Som elev på en skole er du ikke ’databehandler’ i lovens betydning af ordet. Det er ikke det samme som, at du kan fralægge dig ethvert ansvar. Tværtimod indgår du i et fællesskab og en skolesammenhæng, der eksisterer i kraft af en fælles forståelse for almindelig fornuft og normer for god omgangsform og -tone. Man kan sige, at du og alle andre elever fra tid til anden indtræder i en slags rolle som databehandlere, fx når du kommer i besiddelse af billeder eller videoer.

På samme måde som skolen skal håndtere oplysninger om elever på forsvarlig vis, skal elever håndtere oplysninger om sig selv og hinanden på persondata-ansvarlig vis.

Lyd- og billedoptagelser

Normerne for god omgangsform og -tone fremgår af skolens studie- og ordensregler, som kan findes på skolens hjemmeside. De uddyber (sammen med skolens antimobbestrategi), hvilket ansvar der følger med, når man er elev på en ungdomsuddannelse. Generelt gælder det, at alle elever skal bidrage til at sikre et trygt undervisnings- og læringsmiljø, hvor en god omgangsform og - tone sikrer, at ingen - hverken elever eller ansatte - krænkes, fysisk, psykisk eller verbalt.

I relation til persondataforordningen hedder det mere specifikt i studie- og ordensreglerne:

Lyd- og billedoptagelser må normalt ikke foregå i forbindelse med undervisningen. Men også uden for den etablerede undervisning skal elever udvise stor agtpågivenhed over for lyd- og billedoptagelser, ikke mindst videreformidling/deling heraf. Det gælder i særlig grad optagelser med et indhold, der kan krænke blufærdigheden eller andres personlige integritet.[1]

Det betyder, at du skal tænke dig godt om, når du skal agere som del af et skolefællesskab. Du skal generelt være yderst påpasselig med at dele personoplysninger, herunder billedmateriale, som du er kommet i besiddelse af. Du skal være opmærksom på, at billeder, som du selv opfatter som ’uskadelige’, kan virke krænkende på andre, ligesom billeder, der er ’sjove’ nu, ikke nødvendigvis er det, når du ikke går på gymnasiet længere og skal indgå i andre relationer.

Sådan passer du på egne og andres data

Som elev har du både ansvar over for andres data og ansvar for at beskytte egne personoplysninger.

Generelt gælder, at du skal handle med omtanke, når du får kendskab til andres personoplysninger, almindelige såvel som følsomme - herunder være påpasselig med at videregive oplysninger til tredjepart. Det giver sig selv, at du ikke må skaffe dig adgang til andres personfølsomme oplysninger ved at benytte andres computere eller koder fx til Lectio.

Hvad din egen persondatasikkerhed angår, så skal du blandt andet være opmærksom på følgende: 

  • Sørg altid for at anvende sikre passwords (store og små bogstaver, tal og symboler) til din computer og til relevante programmer derpå, og undlad at videregive passwords til andre.
  • Undlad at anvende arkiverede passwords og at lade din computer stå åben uden opsyn.
  • Vær forsigtig med udlån af computer - det kan vise sig, at login-oplysninger er lagret herpå.
  • Vær opmærksom, når du anvender app’s som fx Lectio+
  • Undlad at åbne emails med ukendt afsender og/eller mistænkeligt indhold og lad under alle omstændigheder være med at klikke på ukendte links i en mail.
  • Sørg for at installere og opdatere antivirusprogram.
  • Vær også opmærksom på, hvad du lader ligge ’fysisk’ fremme i papirform.

[1]  I nogle tilfælde kan det dog give god mening - måske endda være en nødvendighed - at optage billeder/videoer i forbindelse med undervisningen i fx mediefag, sprogfag og idræt. I disse tilfælde kan disse optagelser sidestilles med almindelige ’afleveringsopgaver’, som ikke kræver samtykke, fordi de tjener et fagligt formål. I alle tilfælde er det lærerens anvisninger, der gælder.

 Se samtykkeerklæring, forældre/værger

 Se samtykkeerklæring, elever

 

Højt til loftet